Der Weg zur gesichterten Compliance

Wie stellt man sicher, dass Mitarbeiter eines Unternehmens für ihre Tätigkeiten nachweislich zertifiziert sind. Und wie sorgt man dafür das jeder Position innerhalb des Unternehmens eine entsprechenden Zertifizierungen zugeordnet werden kann und die Inspektionen dieser klar definiert ist? Mit diesen Fragen begab sich das Bauunternehmen Strukton auf die Suche nach einer Lösung.
„Das System sollte mehr Funktionalitäten bieten als die reine Datenerfassung von Qualifikationen und Kompetenzen der Mitarbeiter", so Projektleiterin Esther Maas-Schelling.

Bei Strukton Rail ist die Qualitätssicherung sowie die Einhaltung gesetzlicher (Sicherheits-)Vorschriften genausten festgelegt. Die Gewährleistung und Einhaltung und dessen Nachweis wird vorausgesetzt. Das sind Comliance-Richtlininen.
Esther Maas-Schelling: "Als wir mit diesem Projekt begonnen, dachten wir, wir hätten ein klares Bild von den Positionen und den erforderlichen Zertifizierungen. Während des Projektes mussten wir feststellen, dass dies nicht ganz der Fall war. Wesentliche Informationen zu den erforderlichen Zertifizierungen waren innerhalb des Unternehmens verstreut - teils in den Köpfen unseres Fachpersonals, teils in den verschiedenen Abteilungen. Wir erfüllten die Comliance-Richtlininen, waren also regelkonform, aber hatten dies nicht ausreichend in den verschiedenen Postionen dokumentiert."

Auf der Suche nach einem Partner

Vor zwei Jahren begann Strukton Rail mit der Suche nach einer Lösung um den Nachweis und die Einhaltung der Comliance-Richtlininen sowie die damit verbundene Zertifizierung von Mitarbeitern zu gewährleisten. Strukton Rail möchte einen Überblick über die auslaufenden Berechtigungen, um diese antizipieren zu können. Dies stellt sicher, dass das Unternehmen Zugang zu qualifiziertem und einsatzbarem Personal hat, welches die Arbeiten verrichten kann.
„Wir haben nach einem Partner gesucht, der in diesem Prozess mitdenken kann", sagt Marije van Lamoen, Verantwortliche für das Prozessmanagement. „Das Tolle ist, dass wir bei Defacto genau das gefunden haben, wonach wir gesucht haben. Die Zusammenarbeit verlief einwandfrei. Defacto hat für uns mitgedacht und uns geholfen, die Einhaltung der Compliance-Richtlinien in unserem Unternehmen sicherzustellen." Ziel ist es, einen standardisierten Prozess zu implementieren, mit dem unsere Mitarbeiter nachweislich Gesetze und (Sicherheits-) Vorschriften einhalten.

Postionen festlegen

Das Definieren der unterschiedlichen Positionen und kritischen Aufgaben führt zu einem Einblick in nachhaltig kompetentes und einsetzbares Personal. Dieser notwendige Einblick war der Hauptgrund für Strukton Rail um nach einer verbesserten Lösung zu suchen. Der Qualitätspass von Defacto passte gut als Kompetenzmatrix zu dieser Frage. „Als wir mit der Einrichtung des Qualitätspasses begonnen, haben wir mit Spezialisten am Arbeitsplatz gesprochen", erzählt Maas-Schelling. „Wir fanden heraus, dass ein Großteil des Inhalts der Positionen - manchmal bis zu 80% - nicht sehr deutlich war."

Unterstützung von der Personalabteilung

Die Lösung von Defacto ist unter anderem mit dem Railcenter-System verbunden. Hier kümmert man sich um Schulungen, Assesments und das Ausstellen der Zertifikate.

„Bis jetzt musste alles von unseren Kollegen aus der Personalabteilung manuell eingegeben werden", so Maas-Schelling. „Nun wird es eine Schnittstelle, also automatische Verknüpfung, geben." Die Softwarelösung von Defacto liefert nicht nur die Daten zu den Ergebnissen, sondern auch zu Vereinbarungen und Zeitplänen. Dadurch sind viele manuelle Handlungen überflüssig geworden und Prozesse können optimiert werden. „Dies schafft auch den gewünschten Einblick und Überblick in die Kompetenzen und Beschäftigungsfähigkeiten der Mitarbeiter. In erster Linie wird das System von der Personalabteilung in Betrieb genommen. Danach sollen auch die Planer, Manager und Mitarbeiter selbst Zugang zum System erhalten und dadurch mehr Einblicke zu bekommen", sagt Maas-Schelling. „Kurzfristig werden Folgeprojekte ausgerollt, um eine Reihe von Verbesserungen in der gesamten Prozesskette zu erreichen. Das Wichtigste ist jetzt, dass die Einhaltung der Compliance-Richtlinien und die damit verbundenen Zertifizierungen gut organisiert und garantiert ist."