Omring richtet Lern-Portfolio mit Programs ein

Die Pflegeorganisation Omring bietet ein breites Spektrum an Leistungen – von spezialisierter Pflege bis hin zu Rehabilitation. Sowohl zu Hause als auch in einer der 25 Pflegeeinrichtungen in Westfriesland, in Nordholland und auf Texel. Diese vielseitige Organisation hat kürzlich ein Lern-Portfolio mit Agile Programs eingerichtet. Um Studierenden den Einstieg in die Organisation zu erleichtern, Check-ins mit ihren Lernbegleitern zu ermöglichen und den Fortschritt zu verfolgen. L&D-Manager Don van Koll berichtet, wie sie vorgegangen sind und welche Pläne es für die Zukunft gibt.

Was war der Anlass, ein Lernenden-Portfolio einzurichten?

Als Pflegeorganisation möchte man den Fortschritt und die Ergebnisse der Lernenden übersichtlich dokumentieren – wichtig für die Studierenden, die Organisation und auch für Fördergelder. Bisher erfolgte die Beurteilung von Berichten und die Fortschrittsverfolgung über verschiedene Systeme und oft noch auf Papier. Dadurch hatten wir wenig Einblick und Kontrolle über den Prozess – alles war sehr zersplittert. Für die Lernenden fühlte sich das oft wie eine Pflichtübung an, ohne erkennbaren Mehrwert. Es war also viel Kontrolle und Nachhaken nötig – kurz gesagt: es funktionierte einfach nicht gut. Das war der Anlass, darüber nachzudenken, wie wir das besser machen könnten.

Dann habe ich Defacto gefragt, welche Möglichkeiten Programs bietet. Und das schien eine sehr gute Alternative zum Papier-Portfolio zu sein: ein zentraler Ort, an dem alles zusammenkommt. Wir konnten ein Einarbeitungsprogramm hinzufügen und mit Inhalten aus der Lernplattform verknüpfen. Die Lernenden werden Schritt für Schritt durch alles geführt, was sie wissen und tun müssen, wenn sie bei uns anfangen. Außerdem konnten wir Lernenden in Programs eine Lernbegleiterin oder einen Lernbegleiter zuweisen – das passte perfekt zu unseren Bedürfnissen.

Wie funktioniert das mit dem Lernbegleiter?

Bevor wir Programs hatten, kontrollierten Praxisanleiter und Fördermitarbeiter alles rund um Begleitung und Subventionen. Jetzt liegt es viel näher an der Praxis – bei den Lernbegleitern und den Lernenden. Sie gehen das gemeinsam an. Der Lernende kann Reflexionsberichte hochladen, Check-ins anlegen und angeben, was er getan und hochgeladen hat, ob er Feedback oder Unterstützung braucht. Das Schöne ist: Lernender und Begleiter sehen anhand der grünen Häkchen, was abgeschlossen ist und was noch offen steht. Alle Begleitmomente werden dokumentiert – eine schöne digitale Liste pro Lernenden, die wiederum für den Fördermittelgeber wichtig ist.

Welche Vorteile gibt es für die Lernenden?

Das Portfolio hilft den Lernenden, sich bei uns zurechtzufinden. Sie haben ein persönliches Portfolio mit einer klaren, logischen Struktur. Sie sehen, was zu tun ist, was wir erwarten und wo sie alles finden. Alles Nötige ist an einem Ort – keine verschiedenen Mappen mehr. Das sorgt für Übersicht, spart Zeit und Aufwand. Wir sind zwar erst kürzlich live gegangen, aber wir erwarten, dass das Portfolio den Einstieg erheblich erleichtert und die Lernenden sich besser abgeholt fühlen.

Wie verlief die Implementierung?

Im Prinzip haben wir das, was bisher auf Papier existierte, digital umgesetzt. Wir haben eine Projektgruppe aus verschiedenen Fachbereichen gebildet – Leitungsebene, Praxisanleitung, Ausbildungszentrum und auch Defacto waren beteiligt. Gemeinsam haben wir entschieden, welche Informationen und Formulare ins Portfolio gehören. Defacto hat dann eine erste Struktur erstellt, die wir gemeinsam getestet und weiter verfeinert haben.

Wir haben dabei viel ausprobiert und angepasst. Alle Rückmeldungen aus der Praxis haben wir genutzt, um weiter zu optimieren.

Die ersten 80 Lernenden sind im September (letzen Jahres) gestartet. Demnächst werden wir evaluieren und dann schrittweise oder direkt vollständig umstellen – momentan sieht es nach Letzterem aus, denn alles funktioniert sehr gut.

Was waren die größten Herausforderungen?

Zunächst war es eine Herausforderung, alle Beteiligten an einen Tisch zu bringen und zu entscheiden, was ins Portfolio gehört – und wie wir möglichst papierlos arbeiten können. Ziel war es, alles so effizient wie möglich einzurichten, ohne zusätzlichen Aufwand zu schaffen. Zum Beispiel: Muss überall eine Unterschrift drauf, oder geht es auch ohne? Da gab es unterschiedliche Ansichten, aber am Ende haben wir einen guten gemeinsamen Nenner gefunden.

Viel Arbeit, die früher bei der Praxisanleitung lag, ist jetzt auf die Lernbegleiter übergegangen. Das ist großartig, aber auch herausfordernd: Wird das vor Ort auch wirklich gut umgesetzt? Das ist immer eine Frage, wenn man etwas Neues einführt. Wir sehen, dass sich noch nicht alle Lernenden registriert haben und manche Check-ins fehlen – da müssen wir nachsteuern.

Wenn Lernende zu einem Kurs angemeldet werden, erhalten sie einen Hinweis mit dem Link zum Portfolio. Falls sie es noch nicht genutzt haben, sprechen die Lernbegleiter das Thema direkt an und erklären, wie es funktioniert. Das klappt noch nicht überall perfekt. Deshalb unterstützen die Praxisanleiter jetzt gezielt die Lernbegleiter dabei, diese Gespräche zu führen. Der Aufbau des Praxis-Portfolios ist schließlich Teil des Lernprozesses – das müssen wir noch stärker verankern.

Hast du Tipps für andere Organisationen, die ein Portfolio einführen möchten?

Ich glaube, gute Kommunikation auf der Arbeitsebene ist der Schlüssel. Wir haben eine Gruppe von Praxisanleitern, welche die Lernbegleiter betreuen – so bleiben die Wege kurz. Und auch zwischen Lernbegleiter und Lernendem ist der Austausch direkt. Breite Kommunikation allein reicht nicht, man muss die richtigen Personen erreichen. Diese Struktur hilft, das sicherzustellen.

Wir haben auch eine Lernende einbezogen, die bei der Erstellung des Portfolios mitgedacht hat und in ihrem Team eine Pilotphase durchgeführt hat. Schließlich sind es die Lernenden, die damit arbeiten. Wir können uns am Schreibtisch vieles ausdenken, aber sie wissen, was wirklich funktioniert. Das ist effektiver, als etwas einfach „von oben“ vorzugeben. Früher gab es oft Widerstand, weil der Nutzen unklar war – das ist diesmal anders, und das ist ein echter Gewinn.

Wie geht es weiter mit Programs?

Wir werden Programs auch für das Onboarding neuer Mitarbeitender nutzen, um ihren Fortschritt zu begleiten. Sie können dort mit ihrem Manager verknüpft werden und ihre Lerninhalte im Lernportal finden – ein spannendes Projekt, das wir bald starten.

Außerdem nutzen wir Programs für das Programm Pflegekräfte in Position und Stärke, in dem Aufgaben und Reflexionsmomente integriert sind. Wir setzen Programs zunehmend breiter ein und verknüpfen immer mehr Bereiche, damit alle wissen, was sie tun müssen. Das sehe ich sehr positiv – es hilft den Mitarbeitenden, ihren Weg klar zu sehen.

Diese Entwicklung macht Abläufe transparenter und praxisnäher. Wir experimentieren viel und lernen dabei ständig – das ist auch das Schöne daran. Man kann alles bis ins Detail planen, oder man fängt einfach an und entwickelt es gemeinsam weiter. Wichtig ist, immer zuzuhören, was die Mitarbeitenden wirklich brauchen. Denn am meisten lernt man in der Praxis bei der Umsetzung.

Haben Sie auch Interesse an Agile Programs? Machen Sie Fortschritt übersichtlich und transparent an einem zentralen Ort. Sorgen sie für einfache Interaktion für alle Beteiligten. Wir unterstützen Sie gern bei der Umsetzung in Ihrer Organisation. Kontaktieren Sie uns für mehr Informationen - wir haben auch ein Produktdatenblatt zu Agile Programs.