Einblick in Qualitätssicherung im Gelre mit CAPP LMS

Wie in jedem Krankenhaus finden auch im Gelre-Krankenhaus regelmäßig Qualitätsmessungen und externe Audits statt. Einer der gründlichsten ist das Qualicor-Audit, bei dem alle Prozesse umfassend überprüft und mit der Praxis abgeglichen werden. Mit Erfolg: Das Gelre-Krankenhaus hat die Akkreditierung mit Bravour bestanden und erhielt besonderes Lob für das Akademie. Marjan de Jong und Gert-Jan Boer sind als Berater für digitales Lernen in der Akademie tätig und berichten, wie das Lernmanagementsystem CAPP LMS sie vor, während und nach dem Audit unterstützt.

Welche Rolle spielt Qualicor im Qualitätsmanagement des Gelre-Krankenhauses?

Gert-Jan: Zunächst einmal ist die Teilnahme verpflichtend für jedes Krankenhaus in den Niederlanden, unter anderem durch Vorgaben des Gesundheitsamts und der Krankenkassen. Darüber hinaus haben wir aber auch selbst den Anspruch, die Qualität unserer Versorgung kontinuierlich zu verbessern. Im Laufe des Jahres finden bei uns verschiedene interne und externe Audits und Akkreditierungen auf unterschiedlichen Ebenen statt, die jeweils spezifische Aspekte unserer Arbeit beleuchten. Ein Audit ist für uns eine gute Gelegenheit, unsere Prozesse genau unter die Lupe zu nehmen. Das ist ein fester Bestandteil unseres kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.

Marjan: Wir versuchen tatsächlich, kontinuierlich Schritte zu gehen und unsere Dienstleistungen stetig zu verbessern. Qualitätsverbesserung ist für uns ein tägliches Thema, sie hängt also nicht von einem Audit ab. Dennoch ist so ein Audit ein guter Referenzpunkt, um zu sehen, wo man steht. Das hilft, den Blick zu schärfen. Auch für uns in der Akademie ist das eine gute Motivation. Mit den Verbesserungsansätzen aus einem Audit können wir gezielt weiterarbeiten. Qualicor deckt ein sehr breites Spektrum ab, aber bei jeder Prüfung gibt es bestimmte Schwerpunkte, mal geht es um Protokolle, mal um Kommunikation oder, wie beim letzten Mal, um die Medizintechnik.

Woraus besteht ein Audit von Qualicor?

Marjan: Qualicor bildet den übergeordneten Rahmen, in den auch das Akademie eingebunden ist. Für uns in der Akademie geht es dabei vor allem um die Dokumentation und Berichterstattung zur fachlichen Kompetenz. Das Audit selbst ist sehr umfassend und bezieht sich auf alle Prozesse im Krankenhaus. Es geht nicht nur um medizinische Geräte oder delegationspflichtige, risikobehaftete Tätigkeiten. Eigentlich prüft Qualicor das gesamte Krankenhaus: alle Abläufe, Richtlinien und Verfahren. Dabei wird immer gefragt: Was steht auf dem Papier? Entspricht das der Realität? Stimmt das, was gesagt wird? Und: Wird das, was gesagt wird, auch tatsächlich gemacht? Genau darum geht es. In dieser Phase sind dann alle Abteilungen sehr stark eingebunden. Die Vorgaben und Richtlinien betreffen aber auch ganz praktische Dinge und einige davon finden sich auch bei uns im Lernportal. Über die Reporting-Funktion können wir diese sehr gut sichtbar machen. Damit kann man genau sehen, was auf Abteilungsebene gut läuft und wo es noch Verbesserungsbedarf gibt. Das ist äußerst wertvoll.

Gert-Jan: Die Themen, die bei einem Audit geprüft werden, werden im Vorfeld mit uns geteilt. Als Akademie beginnen wir also schon frühzeitig damit, entsprechende Berichte zu erstellen: Wie ist der Stand in den Abteilungen? Welche Bereiche schneiden schlechter ab? Diese Auswertungen nutzen wir zunächst, um den aktuellen Stand zu erfassen und gezielt Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Wenn ein Bereich nicht gut abschneidet, versuchen wir herauszufinden, woran das liegt. Muss zum Beispiel das E-Learning-Modul zu einem bestimmten Gerät überarbeitet werden, oder wird dieses Gerät vielleicht gar nicht mehr verwendet?

Während des Audits wird dann überprüft, ob unsere Prozesse auch tatsächlich in der Praxis so umgesetzt werden, wie sie definiert sind. Die Auditoren von Qualicor sind dazu auf den Stationen unterwegs, beobachten die Abläufe und sprechen direkt mit Mitarbeitenden während ihrer Arbeit. Viele empfinden das als ziemlich herausfordernd, aber eine gute Vorbereitung und praktisches Üben machen einen großen Unterschied.

Wie bereitet ihr euch auf ein Audit vor und wie unterstützt euch CAPP LMS dabei?

Gert-Jan: Die Vorbereitung ist ziemlich umfangreich und bezieht sich auf die Richtlinien und Verfahren im eigenen Fachbereich. Ziel ist, dass alle Mitarbeitenden genau wissen, wie die Abläufe funktionieren, ob alles korrekt dokumentiert ist und wo sie die relevanten Informationen finden. Dabei prüfen wir unter anderem: Sind im LMS und im Qualitätspass alle Nachweise vollständig? Wurden alle erforderlichen Schulungen und Inhalte abgeschlossen? Und wenn das nicht der Fall ist, gibt es dafür eine nachvollziehbare Erklärung? Es geht nicht darum, dass alles zu 100 % perfekt ist, sondern darum, dass man es begründen kann. Wir geben uns auch nicht besser, als wir sind. Wenn aus dem Audit Verbesserungspotenziale hervorgehen, dann ist das für uns vor allem lehrreich.

Marjan: Eine gute Vorbereitung bedeutet, die Situation im Griff zu haben. Das heißt: Man kennt nicht nur die Richtlinien und Abläufe, sondern versteht auch, warum bestimmte Dinge noch nicht optimal laufen. Als Führungskraft kann man sich nicht herausreden mit „Oh, das ist mir gar nicht aufgefallen“. Solange man die Lage im Blick hat und das überzeugend vermitteln kann, ist man auf einem sehr guten Weg.

Gert-Jan: Natürlich ist so ein Audit für alle Beteiligten mit einer gewissen Anspannung verbunden, aber mit einer soliden Vorbereitung nimmt man viel davon raus. Wir üben auch gezielt auf der Station, indem wir typische Fragen durchgehen. Außerdem greifen wir das Thema in Teammeetings auf und stellen zum Beispiel spezielle QS-Dokumente zur Verfügung. Gerade für Führungskräfte ist ein Audit zwar herausfordernd, aber vor allem auch eine wertvolle Gelegenheit. Denn es liefert nicht nur Steuerungsimpulse, sondern auch wichtige Einblicke und konkrete Ansätze zur Verbesserung.

Die Berichte sind für euch also sehr wertvoll. Wie lief das früher ab?

Gert-Jan: CAPP LMS verschafft uns heute Einsichten, anhand derer wir gezielt steuern, verändern oder weiterentwickeln können. Früher hatten wir solche Einblicke viel weniger. Vieles war nur schriftlich in der gesamten Organisation festgehalten. Außerdem gab es damals deutlich weniger verpflichtende Fortbildungen. Natürlich musste man sein Wissen immer auf dem aktuellen Stand halten, aber das geschah hauptsächlich durch klinische Unterrichtseinheiten. Die Nachweise wurden dann meist auf Papier von einer Führungskraft verwaltet. Dadurch entstanden Lücken, und die Übersicht war weniger transparent. Die Einblicke, die wir heute durch das LMS haben, sind viel klarer. Alles ist schwarz auf weiß dokumentiert: Das sind die Vereinbarungen, und so läuft es tatsächlich in der Praxis.

Marjan: Seit wir mit CAPP LMS arbeiten, können wir sehr einfach erkennen, ob bestimmte Zertifikate eine niedrige Erfüllungsquote haben. Und dann lässt sich gezielt analysieren, woran das liegt. Dadurch können wir Probleme viel genauer identifizieren und lösen, und das auf ganz unterschiedlichen Ebenen: für eine bestimmte Abteilung, eine bestimmte Berufsgruppe oder auch für das gesamte Haus. Je nachdem, wer eine Auswertung braucht, können wir passgenaue Antworten liefern. Eine Führungskraft interessiert sich eher für einzelne Mitarbeitende, während die nächsthöhere Ebene wissen möchte, wie die gesamte Abteilung dasteht. Wir selbst schauen sowohl auf die verschiedenen Bereiche als auch auf die inhaltliche Gliederung der Zertifikate. Zusätzlich haben wir, gemeinsam mit Defacto, sogar eine Übersicht außerhalb des LMS erstellen lassen, um eine Gesamtbetrachtung zu ermöglichen. So behalten wir auch auf strategischer Ebene den Überblick.

Habt ihr Tipps für andere Organisationen, die sich auf ein Audit vorbereiten?

Gert-Jan: Stellt sicher, dass die Grundlagen stimmen, nur dann lassen sich die Zahlen auch richtig interpretieren. Das heißt: Die Qualitätspässe müssen korrekt und vollständig sein, ohne fehlende oder doppelte Daten. Erst wenn die Datenbasis sauber ist, sind auch die Auswertungen wirklich aussagekräftig. Wichtig ist außerdem, dass die Berichte bei den richtigen Personen und Abteilungen ankommen und dass man erklärt, was die Zahlen bedeuten. Nur so entsteht auch dort ein Bewusstsein für die möglichen Erkenntnisse. Und erst dann sollte man sich anschauen, wo es Probleme gibt und was die Ursachen dafür sein könnten.

Marjan: Gerade die Reporting-Funktion ist enorm wertvoll, sowohl für den Überblick als auch dafür, gezielt Verbesserungspotenziale zu erkennen. Dabei sollte man sich aber nicht zu sehr auf die Prozentzahlen fixieren. Es ist nicht entscheidend, ob man 80% erreicht. Wichtig ist, dass man erklären kann, warum bestimmte Dinge so sind, wie sie sind. Sonst entsteht schnell der Eindruck, dass es nur um Zahlen geht, aber genau darum geht es eben nicht. Die Zahlen haben eine Signalwirkung und zeigen auf, in welche Richtung man sich weiterentwickeln kann.

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